Zasady postępowania w przypadku utraty przez notariusza pieczęci urzędowej
Opinia Polskiego Instytutu Notarialnego
z dnia 01.06.2020 r.
dotycząca zasad postępowania w przypadku utraty przez notariusza pieczęci urzędowej
Normy prawne: art. 16c w zw. z art. 2a ustawy z 31.1.1980 r. o godle, barwach i hymnie Rzeczypospolitej Polskiej oraz o pieczęciach państwowych (tj. Dz.U. z 2019 r. poz. 1509), art. 8 ustawy 14.02.1991 r. Prawo o notariacie (tj. Dz.U. z 2019 r. poz. 540) – PrNot, § 24 rozporządzenia Rady Ministrów z 7.12.1955 r. w sprawie tablic i pieczęci urzędowych (Dz.U. Nr 47, poz. 316) – TablicPieczR.
Literatura: A. Oleszko – komentarz do art. 8 [w:] A. Oleszko, Prawo o notariacie. Komentarz. Tom 1. Ustrój notariatu, Warszawa 2016, A. Rataj – komentarz do art. 8 [w:] A. Rataj, A. Szereda (red.), Ustrój notariatu. Komentarz do art. 1–78d Prawa o notariacie, Warszawa 2019.
I. Praktyka funkcjonowania kancelarii notarialnych wskazuje na sytuacje, w których utracona zostaje notarialne pieczęć urzędowa z wizerunkiem orła. Odnotować należy w szczególności wypadki włamań do kancelarii i kradzieży pieczęci. W okresie funkcjonowania sprywatyzowanego notariatu pojawiły się również sytuacje, w których notariusz utracił pieczęć urzędową w trakcie dokonywania czynności poza siedzibą swej kancelarii. Od razu zaznaczyć należy, że § 23 TablicPieczR nakazuje przechowywać pieczęcie urzędowe w żelaznych szafach lub w kasetkach. Podczas urzędowania winny one znajdować się w miejscu dostępnym tylko dla pracownika odpowiedzialnego za pieczęć.
II. W przypadku utraty pieczęci możliwość dokonywania przez notariusza czynności urzędowych zostaje zdecydowanie ograniczona. O ile bowiem może on dokonywać czynności, które nie wymagają umieszczenia na dokumencie odcisku pieczęci (np. sporządzać elektroniczne poświadczenie zgodności odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem), to czynności powiązane z koniecznością sporządzenia np. tradycyjnych wypisów aktów notarialnych, czy też stosownych zawiadomień (por. wzór zawiadomienia o zmianie właściciela nieruchomości, dla której założona jest księga wieczysta, stanowiący załącznik do rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 21.11.2013r. w sprawie wzoru zawiadomienia o zmianie właściciela nieruchomości, dla której założona jest księga wieczysta, Dz.U. z 2013 r. poz. 1395) są w zasadzie wyłączone.
III. Jak wskazuje A. Rataj w sytuacji utraty pieczęci niezbędne jest przeprowadzenie odpowiednich działań w celu jej szybkiego odzyskania lub unieważnienia. Zgodnie z § 24 TablicPieczR o utracie pieczęci notariusz jest obowiązany zawiadomić niezwłocznie prezesa sądu apelacyjnego, Mennicę Polską S.A. z siedzibą w Warszawie oraz właściwe organy policji lub prokuratury (na obowiązki te w przypadku utraty przez komornika sądowego pieczęci urzędowej wskazywali na gruncie nieobowiązującej dziś ustawy o komornikach sądowych i egzekucji również M. Bieżuński i P. Bieżuński, Ustawa o komornikach sądowych i egzekucji. Komentarz, Warszawa 2010, Nb 5 do art. 4). Według A. Rataja w praktyce o utracie pieczęci zawiadamiany jest również Minister Sprawiedliwości i właściwa Rada Izby Notarialnej. Dodać jednocześnie należy, że wskazane wyżej rozporządzenie wymaga podania przez osobę zgłaszającą organom Policji lub prokuratury okoliczności utraty pieczęci i wskazania osoby, która dopuściła do utraty pieczęci.
IV. Kolejnym krokiem jest złożenie zamówienia nowej pieczęci urzędowej. Adresatem tego zamówienia jest Mennica Polska S.A. z siedzibą w Warszawie, przy czym w jego przekazaniu pośredniczy prezes właściwego sądu apelacyjnego względnie Minister Sprawiedliwości. Wtórnik pieczęci otrzymuje przy tym kolejną numeracją rozpoznawczą.
Konkluzja: Poczynione uwagi prowadzą do wniosku, że właściwa jest szczególna dbałość i ochrona notarialnej pieczęci urzędowej. W szczególności właściwe jest ograniczenie do niezbędnego minimum sytuacji, w których pieczęć znajduje się poza kancelarią notarialną.
Autor: not. dr A. J. Szereda
Tekst opinii – kliknij tutaj
