Wydanie oryginału aktu notarialnego na podstawie postanowienia prokuratora o żądaniu wydania rzeczy – opinia Polskiego Instytutu Notarialnego
Opinia Polskiego Instytutu Notarialnego
z dnia 16 marca 2020 roku
dotycząca wydania oryginału aktu notarialnego na podstawie postanowienia prokuratora o żądaniu wydania rzeczy
Normy prawne: art. 217 kpk, 226 kpk, 180 § 2 kpk, art. 95 ustawy prawo o notariacie i art. 111 ustawy prawo o notariacie.
Literatura: P. Hofmański (red.), Kodeks postępowania karnego. Komentarz, t. I, Warszawa 2007, J. Jacyszyn, Wykonywanie wolnych zawodów w Polsce, Warszawa 2004, J. Skorupka, Glosa do post. SA we Wrocławiu z 12 września 2011 r. (II AKp 18/11 oraz II AKp 19/11) Wrocławskie Studia Sądowe 2012, J. Skorupka (red.) Kodeks postępowania karnego. Komentarz. Legalis 2020, K. Osajda (red.), Tom I. Kodeks cywilny. Komentarz. Część ogólna. Przepisy wprowadzające KC. Prawo o notariacie (art. 79-95 i 96-99), Warszawa 2017, A.J. Szereda, Czynności notarialne. Komentarz do art. 79–112 Prawa o notariacie, Warszawa 2018., R. Sztyk, Tajemnica zawodowa notariusza w postępowaniu przed organami ścigania i w postępowaniu sądowym, Rejent 2003, Nr 11.
I. Uwagi wstępne
Nie ulega wątpliwości, że kwestie związane z tajemnicą notarialną w postępowaniu karnym uregulowane są w art. 180 § 2 kodeksu postępowania karnego (dalej kpk). W praktyce organów ścigania zdarzają się jednak sytuacje, w których prokurator zwraca się do notariusza z żądaniem wydania rzeczy, bez uprzedniego wystąpienia do sądu o zwolnienie notariusza z tajemnicy notarialnej. Praktyka taka jest niepokojąca, z uwagi na możliwe konsekwencje wynikające chociażby z art. 217 § 5 kpk, a także, a może w szczególności, z uwagi na możliwe naruszenie tajemnicy notarialnej i ryzyko utraty oryginału aktu notarialnego. Biorąc po uwagę powyższe, analizie poddać należy zagadnienia związane z:
– tajemnicą notarialną w postępowaniu karnym,
– niezbędnością wydawania postanowień o żądaniu wydania rzeczy w miejsce procedury określonej w art. 180 § 2 kpk,
– obowiązkiem notariusza w zakresie chronienia oryginału aktu notarialnego przed utratą bądź zniszczeniem,
– zakresem stosowania art. 111 prawa o notariacie,
– potrzebą uzyskania przez organy ścigania dostępu do oryginału dokumentu celem przeprowadzenia badań z zakresu pisma ręcznego bądź innego rodzaju kryminalistycznych badań dokumentów.
II. Wydanie dokumentu w postępowaniu karnym a tajemnica notarialna
Przypomnieć należy dla porządku, że zgodnie z art. 180 § 2 kpk osoby obowiązane do zachowania tajemnicy notarialnej mogą być przesłuchiwane co do faktów objętych tą tajemnicą tylko wtedy, gdy jest to niezbędne dla dobra wymiaru sprawiedliwości, a okoliczność nie może być ustalona na podstawie innego dowodu. W postępowaniu przygotowawczym w przedmiocie przesłuchania lub zezwolenia na przesłuchanie decyduje sąd, na posiedzeniu bez udziału stron, w terminie nie dłuższym niż 7 dni od daty doręczenia wniosku prokuratora, przy czym na postanowienie sądu przysługuje zażalenie. Stosownie do treści art. 226 kpk przepis ten ma odpowiednie zastosowanie w kwestii wykorzystania dokumentów zawierających informacje niejawne lub tajemnicę zawodową, jako dowodów w postępowaniu karnym. Oznacza to, że:
– w celu uzyskania dokumentów zawierających tajemnicę notarialną prokurator winien uprzednio zwrócić się do właściwego sądu o zwolnienie notariusza z tajemnicy notarialnej,
– jeżeli dokumenty zawierają informacje stanowiące tajemnicę notarialną mogą być wykorzystane tylko wtedy, gdy jest to niezbędne dla dobra wymiaru sprawiedliwości, a dana okoliczność nie może być ustalona na podstawie innego dowodu.
We wniosku, o którym mowa w art. 180 § 2 w zw. z art. 226 kpk, prokurator powinien wykazać okoliczności będące przedmiotem postępowania przygotowawczego, które mają być ustalone na podstawie zabezpieczonych dokumentów. Mianowicie, że tych okoliczności nie można ustalić za pomocą innych dowodów oraz, że zezwolenie na wykorzystanie dokumentów zawierających tajemnicę zawodową jest niezbędne dla dobra wymiaru sprawiedliwości. Dopiero wtedy, sąd będzie miał możliwość oceny, czy wymienione we wniosku prokuratora dokumenty mogą pozwolić na ustalenie wskazanych przez niego okoliczności, czy jest to niezbędne dla dobra wymiaru sprawiedliwości oraz czy rzeczone okoliczności mogą być ustalone w inny sposób.
Przypomnieć przy tym należy, że obowiązek zachowania tajemnicy przez notariusza ma charakter publicznoprawny, ustanowiony jest w interesie uczestników czynności notarialnej, a nie notariuszy i jest konsekwencją wykonywania przez notariuszy zawodu zaufania publicznego.
W judykaturze przyjmuje się, że zachowanie tajemnicy notarialnej jest gwarancją właściwego wykonywania zawodu przez notariusza, tylko bowiem w przypadku, w których informacje przekazywane notariuszowi będą w odpowiedni sposób chronione, a poufność relacji między nim a klientem będzie w należyty sposób zabezpieczona (por. postanowienie SA w Katowicach z dnia 13 kwietnia 2011 r., sygn. II AKz 232/11, LEX nr 846506).
Art. 111 prawa o notariacie nie jest samodzielną podstawą wydania dokumentu objętego tajemnicą notarialną na żądanie prokuratora. Przepis ten dotyczy tych przypadków prawem przewidzianych, z których wprost wynika obowiązek notariusza przesłania informacji pisemnych o sporządzonych dokumentach i wypisów tych dokumentów (por art. 111 §2 prawa o notariacie). Na marginesie – przepis ten nawet nie wspomina o wydaniu komukolwiek oryginału aktu notarialnego.
III. Wydanie rzeczy na podstawie art. 217 kpk
Zgodnie z art. 217 §1 kpk rzeczy mogące stanowić dowód w sprawie (…) należy wydać na żądanie sądu lub prokuratora, a w wypadkach niecierpiących zwłoki – także na żądanie Policji lub innego uprawnionego organu. Przepis art. 217 kpk określa następujący tryb postępowania przy zatrzymaniu rzeczy: 1) wydanie przez sąd lub prokuratora postanowienia o zatrzymaniu rzeczy (art. 217 § 1 w zw. z art. 236 kpk); 2) wezwanie osoby mającą rzecz podlegającą wydaniu do jej dobrowolnego wydania; 3) odebranie rzeczy, w razie odmowy jej dobrowolnego wydania. Przymusowe odebranie rzeczy dopuszczalne jest tylko wtedy, gdy osoba, która rzeczą włada, odmówiła jej wydania (zob. Hofmański, KPK. Komentarz, t. I, 2007, s. 1006). Czynność odebrania rzeczy może być połączona z przeszukaniem (art. 217 § 5 kpk).
W doktrynie prawa karnego procesowego przyjmuje się, że zatrzymanie rzeczy stanowi wrażliwą czynność dowodową, z uwagi na ingerencję w konstytucyjne prawo do własności, w tym posiadania rzeczy. Z tego względu do czynności zatrzymania rzeczy stosuje się zasady subsydiarności i proporcjonalności. Rzeczy mogące stanowić dowód w sprawie powinny być zatem odebrane i zatrzymane dopiero wtedy, gdy fakt relewantny dla rozstrzygnięcia o przedmiocie postępowania nie będzie mógł być ustalony w inny sposób. Zatrzymanie rzeczy musi być celowe, co oznacza możliwość odebrania rzeczy wyłącznie dla realizacji ustawowego celu; konieczne, co oznacza, że bez zatrzymania rzeczy ustawowy cel nie zostanie osiągnięty; adekwatne, co oznacza, że zatrzymanie rzeczy jest dopuszczalne, gdy mniej inwazyjne czynności dowodowe nie pozwalają na osiągnięcie ustawowego celu, tj. rozstrzygnięcia o przedmiocie postępowania.
Praktyka organów ścigania występowania do notariusza z żądaniem wydania rzeczy, z pominięciem procedury określonej w art. 180 § 2 kpk, powoduje naruszenie wyżej wymienionych zasad i czyni ochronę tajemnicy notarialnej iluzoryczną.
Zważyć należy, że Prokurator Generalny w piśmie z dnia 16 kwietnia 2015 roku skierowanym do Prokuratorów Apelacyjnych W sprawie ujednolicenia praktyki z zakresie wykorzystania w postępowaniu karnym dowodu z dokumentów notarialnych oraz przesłuchania notariusza (sygn. PG I A 0280/23/14) stwierdził, że „ szczególna ochrona oryginału aktu notarialnego wynika m. in. z faktu, że według obowiązujących przepisów dokument ten podpisany przez uczestników (strony) czynności notarialnych sporządzony jest w jednym egzemplarzu, a uczestnikom (stronom) oraz wskazanych w przepisach instytucjom notariusz wydaje wypisy mające moc prawną oryginału oraz odpisy i wyciągi. Szczególne zabezpieczenie oryginałów aktów notarialnych wynika także z Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie prowadzenia ksiąg notarialnych oraz przekazywania na przechowanie dokumentów sadom rejonowym.. Zgodnie z § 8 tego rozporządzenia ’oryginały aktów notarialnych (…) po upływie każdego roku oprawia się w porządku chronologicznym w jeden lub kilka tomów”. Oprawy te mają charakter trwały (…). W związku z powyższym w postępowaniach karnych, w których dowodem jest akt notarialny, wykorzystywać należy wszystkie prawne możliwości, aby bez uszczerbku dla toczącego się postępowania przygotowawczego zachowane została fizyczne bezpieczeństwo dokumentu i zasada wynikająca z art. 95 prawa o notariacie.
Z tych względów przy podjęciu decyzji o potrzebie zabezpieczenia w toku postępowania przygotowawczego dowodu w postaci oryginału dokumentu notarialnego należy kierować się następującymi zasadami:
– w większości spraw, zwłaszcza gdy chodzi o dowód z treści dokumentu, oryginały nie powinny być przedmiotem żądania wydania rzeczy na podstawie art. 217 kpk,
– dowód taki po uchyleniu tajemnicy notarialnej można przeprowadzić wykorzystując oryginał aktu notarialnego poprzez:
- dokonanie przez prokuratora lub inną upoważnioną osobę wglądu do aktu notarialnego lub innego dokumentu zawierającego tajemnicę notarialną i zapoznanie się z jego treścią,
- sporządzenie w kancelarii notarialnej kserokopii oryginału aktu notarialnego lub innego dokumentu zawierającego tajemnicę notarialną przez prokuratora lub inną upoważnioną osobę albo zażądanie sporządzenia takiej kserokopii przez notariusza (w tym przypadku kserokopia powinna zawierać adnotację notariusza o zgodności kserokopii z oryginałem aktu notarialnego lub innego dokumentu, przy czym nie stanowi to czynności poświadczenia w rozumieniu art. 96. pkt 2 prawa o notariacie).
- zlecenie przez prokuratora biegłemu zbadania w kancelarii notarialnej lub w sądzie oryginału aktu notarialnego, jeżeli zachodzi konieczność ustalenia autentyczności podpisów lub innych adnotacji na akcie”.
Nie ulega wątpliwości, że wytyczne te – jako zgodne z obowiązującymi przepisami prawa i nie naruszające gwarancji procesowych uczestników postępowania – powinny być stosowane przez prokuratorów ich codziennej praktyce.
Warto też zasygnalizować istotny aspekt praktyczny – oryginały aktów notarialnych są spięte i oprawione w tomy zawierające kilkadziesiąt oryginałów aktów notarialnych z danego roku. Wydanie oryginału aktu wymagać będzie rozszycia przez introligatora oprawionego tomu z zachowaniem dbałości o pozostałe oryginały aktów. Również z tego względu zasadne i zarazem sprawniejsze będzie zabezpieczenie oryginału aktu notarialnego przez jego oględziny przez prokuratora lub biegłego w kancelarii notarialnej.
IV. Oryginał aktu notarialnego jako przedmiot szczególnej ochrony
Zgodnie z art. 95 prawa o notariacie oryginały aktów notarialnych nie mogą być wydawane poza miejsce ich przechowywania. Zakaz ten jest jednym z elementów ochrony tajemnicy notarialnej, służy także zapewnieniu bezpieczeństwa samych tych aktów notarialnych jako dokumentów w ich fizycznej formie.
Nie ulega bowiem wątpliwości, że przemieszczanie oryginału aktu notarialnego poza miejsce jego przechowywania może nieść za sobą ryzyko zniszczenia lub zagubienia. Zagubienie czy też zniszczenie oryginału aktu notarialnego może zaś oznaczać konieczność udowodnienia istnienia prawa, którego dotyczyła czynność nim udokumentowana. Ze względu np. na upływ czasu czy zaistnienie między stronami aktu sporu – może to być niezmiernie trudne (por. A. Szereda Czynności notarialne…, komentarz do art. 95 nb 1).
Doktryna prawa w tym przedmiocie wyłącza możliwość wydawania przez notariusza organom postępowań związanych z czynnościami udokumentowanymi aktami notarialnymi oryginałów aktów notarialnych, albowiem przemawia za tym literalne brzmienie art. 95 PrNot. Należy przy tym dodać, że ochrona oryginału aktu notarialnego jest – z punktu widzenia systemu prawnego – celem istotniejszym od celu norm proceduralnych sprowadzającego się do fizycznego posiadania dokumentu w aktach konkretnego postępowania. Wreszcie należy pamiętać o tym, że utrata oryginału aktu notarialnego uniemożliwia wydanie kolejnych wypisów. Wydanie wypisu obejmuje przecież poświadczenie treści dokumentu źródłowego.
V. Fizyczna dostępność oryginału aktu notarialnego a konieczność przeprowadzenia badań kryminalistycznych.
Należy podnieść, że w pewnych sytuacjach dostęp organów ścigania do oryginału aktu notarialnego jest niezbędny do przeprowadzenia badań kryminalistycznych, w szczególności badań z zakresu pisma ręcznego. Z tego powodu do przeprowadzenia ekspertyzy niezbędne będzie udostepnienie biegłemu oryginału dokumentu, po otrzymaniu postanowienia sądu o zwolnieniu z tajemnicy notarialnej oraz postanowienia prokuratora o powołaniu biegłego. Należy przy tym wyrazić opinię, że przy dzisiejszym stanie techniki istnieje możliwość przeprowadzenia stosownych badań dotyczących oryginału aktu notarialnego w miejscu jego przechowywania.
VI. Wnioski
Praktykę w zakresie żądania wydania oryginału aktu notarialnego na podstawie art. 217 kpk należy uznać za nieprawidłową, naruszającą gwarancje procesowe i szkodliwą dla obrotu prawnego, z następujących powodów:
– pomija ochronę tajemnicy notarialnej wskazaną w art. 180 § 2 kpk,
– naraża oryginał aktu notarialnego wydany wbrew obowiązującym przepisom poza siedzibę kancelarii na ryzyko jego utraty, ze wszystkimi tego konsekwencjami dla uczestników czynności notarialnej.
Nie ulega wątpliwości, że w przypadku konieczności przeprowadzenia kryminalistycznych badań dokumentów, dostęp do oryginału aktu notarialnego może okazać się niezbędny. W takim jednak przypadku nie ma żadnych przeszkód, aby po dopełnieniu wszelkich przewidzianych prawem procedur, notariusz udostępnił biegłemu oryginał dokumentu w siedzibie kancelarii notarialnej, bez naruszania art. 95 prawa o notariacie.
W konkluzji podnieść należy, że w omawianych przypadkach (w zależności od konkretnego stanu faktycznego) należy rozważyć złożenie zażalenia na postanowienie prokuratora o żądaniu wydania rzeczy w postaci wydania oryginału aktu notarialnego w przypadku naruszenia art. 180 § 2 kpk i art. 95 prawa o notariacie.
Autor: not. dr Aneta Wilkowska-Płóciennik
