Opinia Polskiego Instytutu Notarialnego 

z dnia 15.03.2020r.

dotycząca sytuacji prawnej notariuszy w obliczu zagrożenia zakażeniem i chorobą zakaźną wywołaną wirusem SARS-CoV-2 (COVID-19)

Normy prawne: art. 18 i 20 Prawa o notariacie, art. 32a i art. 33 ustawy z 5.12.2008r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi (tj. Dz.U. z 2019 r. poz. 1239 ze zm.), art. 11 ustawy z 2.3.2020r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 374), rozporządzenie Ministra Zdrowia z 13.3.2020r. w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu zagrożenia epidemicznego (Dz.U. z 2020 r. poz. 433).

Literatura: R. Sztyk, Tajemnica zawodowa notariusza, Rejent 1998 r., Nr 8, tenże Tajemnica zawodowa notariusza w postępowaniu przed organami ścigania i w postępowaniu sądowym, Rejent 2003 r., Nr 11, A. Redelbach, Ochrona tajemnicy zawodowej notariusza w świetle ustawy o ochronie danych osobowych, Rejent 2001 r., Nr 5, Cz. Kłak, Pojęcie tajemnicy notarialnej i jej zakres, N. Prz. Notarialny 2011 r., nr 2., tenże Tajemnica notarialna w procesie karnym. Dokument jako przedmiot chroniony tajemnicą notarialną. N. Prz. Notarialny 2011r., Nr 3, tenże Ochrona tajemnicy notarialnej w polskim procesie karnym, Prok. i Pr. 2013 r., Nr 1, P. K. Sowiński, Zwolnienie notariusza z obowiązku zachowania tajemnicy zawodowej w toku procesu karnego, Prokuratura i Prawo 2004 r., Nr 3, K. J. Pawelec, Tajemnica zawodowa notariusza w znowelizowanym Kodeksie postępowania karnego. Zagadnienia podstawowe, Rejent  2015r., Nr 9, J. Borowicz, Pracownik kancelarii notarialnej i jego obowiązek zachowania tajemnicy, Rejent 2013 r., Nr 4,  A. Oleszko, Prawo o notariacie. Komentarz. Tom 1. Ustrój notariatu, Warszawa 2016, M. Krasnowska, Tajemnica notarialna a postępowanie sądowe, Prok. i Pr. 2017/11, A. Rataj, A. J. Szereda, Ustrój notariatu. Komentarz do art. 1–78d Prawa o notariacie, Warszawa 2019.

I. Sytuacja notariuszy w obliczu zagrożenia zakażeniem i chorobą zakaźną wywołaną wirusem SARS-CoV-2 (COVID-19) nie jest uregulowana żadnymi normami adresowanymi wprost jedynie do tej grupy zawodowej. Zdawkowa choć analiza unormowań dotyczących epidemii (według WHO już pandemii) wirusa COVID-19 pod kątem sytuacji prawnej notariuszy wymaga odnotowania problemów z określeniem statusu prawnego notariusza oraz zakresem jego aktywności zawodowej. Status ten jest przedmiotem dyskusji tak w orzecznictwie, jak i w doktrynie. Z jednej strony przypisywane są notariuszowi cechy przedsiębiorcy, z drugiej zaś działa on jako osoba zaufania publicznego, korzystająca z ochrony przysługującej funkcjonariuszom publicznym. W tym kontekście stwierdzić należy, że notariusz nie jest zwykłym wykonawcą usług, a jego czynności urzędowe realizują pewną sferę władzy państwowej. Pamiętać przy tym należy, że na podstawie art. 18 § 1 Prawa o notariacie (PrNot) notariusz jest obowiązany zachować w tajemnicy okoliczności sprawy, o których powziął wiadomość ze względu na wykonywane czynności notarialne. W myśl zaś art. 20 § 1 PrNot kancelaria powinna być czynna w dniach powszednich co najmniej 6 godzin dziennie. Jednocześnie ustawa reguluje sposób postępowania w przypadku nieobecności notariusza, niemożności pełnienia przez niego obowiązków, czy też zaprzestania prowadzenia kancelarii. Przywołane unormowania nie przewidują trybu postępowania w przypadku epidemii. Należy przy tym mieć na względzie, że brak dostępu do możliwości dokumentowania czynności w formach notarialnych sparaliżowałby obrót prawny, natomiast kurczowe trzymanie się zasad odnoszących się do tajemnicy notarialnej mogłoby sprzyjać kolejnym zakażeniom.

II. W polskim systemie prawnym obowiązują pewne regulacje nakierowane na zapobieganie oraz zwalczanie zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi. Przede wszystkim jest to ustawa z 5.12.2008r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi (tj. Dz.U. z 2019 r. poz. 1239 ze zm.). Na podstawie art. 46 ustawy z 5.12.2008r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi minister właściwy do spraw zdrowia w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw administracji publicznej ogłasza stan zagrożenia epidemicznego lub stan epidemii. W rozporządzeniu takim można ustanowić między innymi: czasowe ograniczenie określonego sposobu przemieszczania się, czasowe ograniczenie funkcjonowania określonych instytucji lub zakładów pracy, zakaz organizowania widowisk i innych zgromadzeń ludności, obowiązek wykonania określonych zabiegów sanitarnych, jeżeli wykonanie ich wiąże się z funkcjonowaniem określonych obiektów produkcyjnych, usługowych, handlowych lub innych obiektów, nakaz udostępnienia nieruchomości, lokali, terenów i dostarczenia środków transportu do działań przeciwepidemicznych przewidzianych planami przeciwepidemicznymi. Przyjąć wypada, że ograniczenia te i nakazy mogą dotyczyć również notariuszy.

Realizując wskazaną wyżej delegację ustawową wydane zostało rozporządzenie Ministra Zdrowia z 13.3.2020r. w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu zagrożenia epidemicznego. Stan zagrożenia epidemicznego w związku z zakażeniami wirusem SARS-CoV-2 ogłoszono w okresie od dnia 14 marca 2020 r. do odwołania. Z mocy § 8 ust. 1 tego rozporządzenia wykonywanie zadań przez urząd administracji publicznej lub jednostkę organizacyjną wykonującą zadania o charakterze publicznym, może podlegać ograniczeniu polegającym na wykonywaniu: 1) wyłącznie zadań niezbędnych do zapewnienia pomocy obywatelom; 2) określonych zadań przez ten urząd lub jednostkę w sposób wyłączający bezpośrednią obsługę interesantów. Decyzję o rodzaju i formie wprowadzanych ograniczeń podejmuje kierownik urzędu administracji publicznej lub kierujący jednostką organizacyjną wykonującą zadania o charakterze publicznym, zawiadamiając o tych ograniczeniach, w drodze ogłoszenia, na stronie podmiotowej urzędu lub jednostki, a także przez wywieszenie ogłoszenia w siedzibie urzędu lub jednostki. W ocenie Instytutu notariusze są jednostkami organizacyjnymi wykonującymi zadania o charakterze publicznym w rozumieniu tego rozporządzenia. Co za tym idzie są uprawnieni do ograniczenia swej aktywności zawodowej wyłącznie do zadań niezbędnych do zapewnienia pomocy obywatelom (§8 ust. 1 pkt. 1 powyższego rozporządzenia). Z natury czynności notarialnych wynika jednocześnie, że notariusze nie mogą ich dokonywać w sposób wyłączający bezpośrednią obsługę interesantów (§8 ust. 1 pkt. 2 wskazanego wyżej rozporządzenia). Bezpośredni kontakt notariusza i stron czynności jest konieczny zarówno dla stwierdzenia tożsamości stron czynności, jak i złożenia podpisu pod dokumentem w obecności notariusza. O wprowadzonym ograniczeniu należy obwieścić w sposób wskazany w rozporządzeniu.

III. Pojawia się w tym miejscu wymagające odpowiedzi pytanie o właściwy sposób postępowania, gdy w kancelarii notarialnej ma stawić się osoba dotknięta COVID-19. Oczywiście pamiętać trzeba, że kodeks karny penalizuje narażenie na zarażenie chorobą zakaźną (art. 161 § 2 kodeksu karnego). Kodeks wykroczeń reguluje zaś odpowiedzialność za nieprzestrzeganie nakazów lub zakazów zawartych w przepisach o zapobieganiu chorobom lub o ich zwalczaniu, jak również nie przestrzeganie wskazań lub zarządzeń leczniczych przez organy służby zdrowia (art.116 kodeksu wykroczeń). Osoba zarażona nie jest przy tym – co do zasady – pozbawiona prawa do dokonywania czynności w jednej z form notarialnych. Jednakże jest to możliwe jedynie po odpowiednim zabezpieczeniu notariusza oraz jego współpracowników, w szczególności pozwalającym zminimalizować prawdopodobieństwo zarażenia. Dla zabezpieczenia tego konieczne jest poinformowanie notariusza – za pomocą środków porozumiewania się na odległość – o potrzebie dokonania czynności notarialnej. Dodać należy, że w sytuacji obecności osoby zakażonej w kancelarii notarialnej – państwowy powiatowy inspektor sanitarny lub państwowy graniczny inspektor sanitarny może w drodze decyzji między innymi wprowadzić zakaz wstępu do pomieszczeń skażonych; nakazać przeprowadzenie dekontaminacji, dezynsekcji lub deratyzacji nieruchomości lub pomieszczeń; nakazać przeprowadzenie dekontaminacji przedmiotów, a jeżeli nie jest to możliwe – ich zniszczenie. Decyzjom tym nadaje się rygor natychmiastowej wykonalności (art. 33 ust. 2 i 3 ustawy z 5.12.2008r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi).

IV. Rozstrzygnięcia wymaga także zakres tajemnicy notarialnej. Na podstawie art. 32a ust. 1 ustawy z 5.12.2008r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi państwowy inspektor sanitarny lub Główny Inspektor Sanitarny, w związku z prowadzonym dochodzeniem epidemiologicznym, może żądać od każdego, udzielenia informacji między innymi o osobach zakażonych lub podejrzanych o zakażenie, chorych lub podejrzanych o chorobę zakaźną, osobach zmarłych z powodu choroby zakaźnej lub osobach, wobec których istnieje takie podejrzenie, jak również osobach, które mogły mieć styczność ze wskazanymi wyżej osobami. Dane osób, o których mowa obejmują: imię i nazwisko; datę urodzenia; numer PESEL, a w przypadku gdy osobie nie nadano tego numeru – serię i numer paszportu albo numer identyfikacyjny innego dokumentu, na podstawie którego jest możliwe ustalenie danych osobowych; płeć; adres miejsca zamieszkania; informacje o aktualnym miejscu pobytu; numer telefonu kontaktowego oraz adres poczty elektronicznej lub innych środków komunikacji elektronicznej; rozpoznanie kliniczne zakażenia lub choroby zakaźnej oraz charakterystykę podstawowych objawów klinicznych i biologicznego czynnika chorobotwórczego; okoliczności narażenia na zakażenie, ze szczególnym uwzględnieniem czynników ryzyka; trasę podróży krajowej lub międzynarodowej oraz wykorzystywane podczas niej przez osobę chorą lub zakażoną środki transportu; miejsca pobytu osoby zakażonej w okresie wylęgania choroby. W ocenie Instytutu jest to regulacja szczególna w stosunku do normy zawartej w art. 18 PrNot. Unormowanie z art. 32a ust. 1 ustawy z 5.12.2008r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi dotyczy wyjątkowej sytuacji, a zatem w swym zakresie deroguje uregulowanie dotyczące tajemnicy notarialnej. Takiemu stanowisku sprzyja także wykładnia funkcjonalna. Nie można mieć wątpliwości, że pozyskanie informacji przez państwowego inspektora sanitarnego lub Głównego Inspektora Sanitarnego, w związku z prowadzonym dochodzeniem epidemiologicznym jest nakierowane na ochronę wyższego dobra aniżeli zachowanie w tajemnicy faktu obecności danej osoby w kancelarii notarialnej.

V. Na koniec zauważyć należy również szczególną regulację wprowadzoną w związku z epidemią wirusa COVID-19. Zgodnie z art. 11 ust. 2, 3 i 4 ustawy z 2.3.2020r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 374) Prezes Rady Ministrów, na wniosek wojewody, po poinformowaniu ministra właściwego do spraw gospodarki może, w związku z przeciwdziałaniem COVID-19, wydawać polecenia obowiązujące osoby prawne i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej oraz przedsiębiorców. Polecenia te są wydawane w drodze decyzji administracyjnej i podlegają natychmiastowemu wykonaniu z chwilą ich doręczenia lub ogłoszenia oraz nie wymagają uzasadnienia. Wykonywanie tych zadań następuje na podstawie umowy zawartej z przedsiębiorcą przez właściwego wojewodę i jest finansowane ze środków budżetu państwa z części budżetowej, której dysponentem jest wojewoda. Prace związane z prowadzeniem przygotowań do realizacji wskazanych wyżej zadań mające charakter planistyczny, są finansowane ze środków własnych przedsiębiorcy. Możliwe są zatem sytuacje, gdy notariusz otrzyma stosowne polecenie i będzie swe zadania wykonywał na podstawie umowy zawartej z wojewodą.

Konkluzja: Aktualnie nie zostały wydane przez właściwe władze państwowe akty prawne skutkujące zamknięciem (in gremio) kancelarii notarialnych. Notariusze są natomiast uprawnieni do ograniczenia swej działalności urzędowej na zasadzie określonej w §8 ust. 1 pkt. 1 rozporządzenia Ministra Zdrowia z 13.3.2020r. w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu zagrożenia epidemicznego. Unormowania nakierowane na zapobieganie oraz zwalczanie zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi prowadzą do zwolnienia notariuszy z tajemnicy notarialnej w zakresie danych osobowych osób zagrożonych zakażeniem i chorobą zakaźną wywołaną wirusem SARS-CoV-2 (COVID-19). Osoby zarażone nie są przy tym – co do zasady – pozbawione prawa do dokonywania czynności w jednej z form notarialnych. Jednakże jest to możliwe jedynie po odpowiednim zabezpieczeniu notariusza oraz jego współpracowników.

Opinia w PDF

NOTA PRAWNA: Opinie publikowane przez Polski Instytut Notarialny na stronie polinot.pl są wyrazem poglądów reprezentowanych przez współpracowników Instytutu. Mają one charakter informacyjny, a Instytut nie ponosi odpowiedzialności cywilnej za skutki czynności podejmowanych na podstawie tych opinii, jak również za ostateczny wynik spraw, których opinie te dotyczą.
Opinia Polinot dotycząca Covid 19

Share This