Pismo Polskiego Instytutu Notarialnego do Prezesa KRN

Łódź, dnia 24 marca 2020 r.

Szanowny Pan

Mariusz Białecki

Krajowa Rada Notarialna

ul. Dzika 19/23

00-172 Warszawa

Szanowny Panie Prezesie!

W imieniu Polskiego Instytutu Notarialnego, którego zakres działania obejmuje dostarczanie opinii dotyczących stosowania prawa oraz udzielanie aktualnych informacji niezbędnych dla poprawy praktyki notarialnej, w związku z projektami ustaw mającymi na celu regulację trybu postępowania w stanie zagrożenia epidemicznego i epidemii uprzejmie wskazuję, co następuje.
Obecnie trwają prace nad rządowym projektem ustawy o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw. Przewiduje się między innymi wprowadzenie możliwość wnoszenia pism do sądu drogą elektroniczną, tj. za pomocą platformy e-PUAP lub za pomocą poczty elektronicznej.

W ocenie Polskiego Instytutu Notarialnego powyższe propozycje zasługują na aprobatę. Niemniej jednak niezbędne wydaje się zwrócenie uwagi na specyfikę postępowania wieczystoksięgowego, w którym wpis może być dokonany na podstawie dokumentu z podpisem notarialnie poświadczonym, jeżeli przepisy szczególne nie przewidują innej formy dokumentu (art. 31 ust. 1 ustawy o księgach wieczystych i hipotece). Wydaje się, że problem prawnego obrotu wieczystoksięgowego i jego zabezpieczenia, nie był dotąd przedmiotem zainteresowania projektodawcy. Wobec powyższego, wskazane stało się zwrócenie uwagi na możliwość wprowadzenia zmian legislacyjnych, ułatwiających obywatelom, przedsiębiorcom oraz organom administracji publicznej, dokonywanie czynności prawnych i procesowych związanych z księgami wieczystymi.

Obecnie sądy, w tym sądy prowadzące księgi wieczyste, nie przyjmują interesantów. Sytuacja taka spotyka się z dużym niezadowoleniem obywateli, którzy chcą dokonać wpisów w księgach wieczystych. Obywatele nie mają możliwości uzyskania w siedzibie sądu formularza urzędowego wniosku o wpis w księdze wieczystej  oraz uzyskania podstawowych informacji co do sposobu jego wypełnienia i złożenia a także należnej od tego wniosku opłaty. Notariusze posiadają nie tylko wiedzę i doświadczenie w formułowaniu takich wniosków, ale również instrument techniczny, w postaci dostępu do systemu teleinformatycznego, umożliwiającego złożenie wniosku o wpis w księdze wieczystej za pośrednictwem tego systemu. Oczywiście, rozwiązanie takie nie powinno uniemożliwiać stronie złożenia wniosku o wpis samodzielnie a jedynie powinno stanowić alternatywę dla samodzielnego sporządzenia i złożenia wniosku. Zmiana ta wymaga jednak doprecyzowania tego uprawnienia przez ustawodawcę (por. dyskusyjny pogląd wyrażony w wyroku SN z 1.12.2016 r., III ZS 3/16). Dlatego też, proponujemy dodanie nowego brzmienia art. 92 § 5 ustawy z dnia z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie (tekst jednolity Dz. U. z 2019r. poz. 540 ze zm.) o treści:

„Na żądanie osoby, o której mowa w art. 626 [2] § 5 kodeksu postępowania cywilnego notariusz sporządza protokół oraz składa wniosek o wpis w księdze wieczystej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądowe – w tym nie związanego z czynnością notarialną, w takim wypadku § 4¹ powyżej stosuje się odpowiednio”.

Obecnie wiele instytucji publicznych, skorzystało z uprawnienia przewidzianego w § 10 Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 20 marca 2020 r. w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii (Dz. U. z 2020r., poz. 491), wyłączając bezpośrednią obsługę interesantów. Wpływa to na realizację obowiązków notariuszy, którzy zobowiązani są do przekazywania wypisów aktów notarialnych nie tylko sądom wieczystoksięgowym, ale również sądom cywilnym, organom wykonawczym gmin, starostom powiatowym, naczelnikom urzędów skarbowych, Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji. Realizacja tych zadań jest utrudniona z uwagi na zamknięcie biur podawczych w urzędach. W wielu kancelariach notarialnych pracownicy korzystają z zasiłków opiekuńczych co dodatkowo utrudnia przekazywanie dokumentów. Dodatkowo odbieranie i nadawanie przesyłek poleconych nastręcza liczne trudności ze względu na ograniczenia w działaniu Poczty Polskiej. Wychodząc naprzeciw potrzebie realizacji ustawowych obowiązków notariuszy, Polski Instytut Notarialny proponuje wprowadzenie możliwości sporządzenia i przekazywania sądom cywilnym oraz organom administracji publicznej wypisów aktów notarialnych w formie elektronicznej, opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Wypisy takie mogłyby być przekazywane tym podmiotom mailowo lub poprzez ePUAP, a w przyszłości docelowo za pośrednictwem Centralnego Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych, o którym mowa w art. 92a Prawa o notariacie.

Proponujemy zatem dodanie do ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie (tekst jednolity Dz. U. z 2019r. poz. 540 ze zm.) art. 110b o treści:

„W przypadku gdy przepis prawa nakazuje notariuszowi przesłanie bądź przekazanie wypisu aktu notarialnego organom administracji publicznej notariusz może wykonać ten obowiązek również poprzez sporządzenie elektronicznego wypisu i przesłanie go odpowiednim organom na adres poczty elektronicznej lub poprzez platformę ePUAP. Notariusz opatruje wypis kwalifikowanym podpisem elektronicznym.”

Podkreślić należy, że proponowane zmiany nie pociągają żadnych kosztów po stronie budżetu państwa, natomiast wychodzą naprzeciw oczekiwaniom społecznym.
Zwracam się z uprzejmą prośbą o uwzględnienie powyższych uwag i sugestii na dalszym etapie prac legislacyjnych, jako kluczowych dla zagwarantowania bezpieczeństwa obrotu prawnego.

Z poważaniem

Dyrektor Polskiego Instytutu Notarialnego

Not. dr Andrzej Jan Szereda

Przewodniczący Wydziału II Prawa Korporacyjnego

Polskiego Instytutu Notarialnego

Not. Przemysław Biernacki